Désabonnez-vous des infolettres que vous ne lisez pas
Premier truc: désabonnez-vous de toutes les infolettres que vous n’ouvrez jamais. Il y a de fortes chances que tous les jours vous receviez plusieurs infolettres promotionnelles, surtout en novembre et en décembre. Disons que vous en recevez deux par jour en moyenne… Cela fait plus de 700 infolettres par an! Pensez à toutes les minutes perdues! Par conséquent, lorsque vous n’êtes plus intéressé par un magasin ou une entreprise, prenez le temps de vous désabonner. Cela vous permettra de supprimer un grand nombre de courriels à gérer à la source.
Et il est très facile de se désabonner d’une infolettre. En effet, à la fin de celle-ci, vous retrouverez une petite mention pour vous désinscrire de cet envoi. Au besoin, vous pourrez toujours vous réabonner si vous changez d’avis.
N’arrêtez pas ce que vous faites lorsque vous recevez un courriel
La gestion des courriels gruge un temps énorme. En effet, les employés passent souvent plusieurs heures par semaine à rédiger, lire et répondre à des courriels.Voici un autre truc simple: lorsque vous recevez un courriel, n’arrêtez pas ce que vous êtes en train de faire. Au contraire, finissez votre tâche et ensuite allez vous occuper des nouveaux courriels reçus. La raison pour cela est simple: il se peut que pendant votre journée vous receviez plusieurs courriels. Vous ne pouvez pas toujours arrêter ce que vous faites, car cela nuira grandement à votre productivité.
Afin de ne pas être tenté par les nouveaux courriels reçus, pensez à enlever les notifications. Sinon, gardez-vous des moments réservés à la gestion de vos courriels au cours de votre journée. Vous serez ainsi plus productif et concentré.
Prenez une action à la suite de la lecture d’un courriel
L’une des raisons pourquoi votre boîte courriel se remplit rapidement est que vous ne prenez aucune action après la lecture. Ils restent donc dans votre boîte courriel et avec le temps, le nombre de messages monte rapidement. Par conséquent, après avoir lu un courriel, prenez la bonne habitude de poser un geste. Cela peut être de répondre, de le supprimer ou de le classer. À la fin de la semaine, la plupart de vos courriels seront ainsi traités. Vous aurez alors le sentiment du devoir accompli et d’avoir été productif. Ne gardez que ce qui vous reste à faire.
Aussi, pour augmenter votre productivité, il pourrait être intéressant de regrouper toutes vos adresses courriel sur une même boîte courriel. Vous recevrez ainsi tous vos courriels au même endroit.
Créez différents dossiers pour classer vos courriels
Dans le même ordre d’idées, pensez à créer des dossiers pour classer les courriels que vous devez garder. Il y a plusieurs avantages à avoir des dossiers dans sa boîte courriel. Tout d’abord, cela vous permet de retrouver vos courriels plus facilement. Vous pouvez aussi classer vos messages selon différentes catégories, par exemple si un projet est en cours ou terminé. Ainsi, lorsque vous aurez répondu à votre courriel, vous n’aurez plus qu’à le classer afin de l’enlever de votre boîte de réception. Sur votre boîte de réception, on ne devrait que trouver que les courriels non traités.
Certaines boîtes courriel permettent de classer certains courriels automatiquement. Pensez à vérifier les paramètres!
Demandez-vous qui doit vraiment recevoir ce courriel
Une façon de réduire le nombre de courriels à la source est d’envoyer des courriels seulement aux personnes vraiment concernées. Souvent, lorsqu’on travaille pour une entreprise, on a tendance à mettre en copie toutes les personnes d’un département ou les supérieurs. Par conséquent, on reçoit souvent plusieurs courriels qui sont plus ou moins pertinents.
Une façon d’éviter cela est d’utiliser une application comme Slack ou Teams. En effet, ces plateformes de clavardage vous permettront de partager de l’information générale sans avoir à mettre tout le monde en copie. Par ailleurs, si l’on a besoin d’une réponse rapidement, il est toujours possible d’utiliser le téléphone!
Faites un ménage de vos courriels existants
Il y a quelques semaines, nous avons rédigé un article sur des trucs pour être plus écologique sur le web. Lorsque vous envoyez un courriel, cela génère une petite quantité de pollution. C’est la même chose pour les courriels que vous gardez. Comme ces données doivent être stockées, cela demande de l’énergie. Et comme tous les jours des millions de courriels sont envoyés et gardés, ce qui peut sembler être banal au départ cause bien des problèmes environnementaux. Malheureusement, la pollution liée au monde numérique croît d’année en année.
Par conséquent, prenez l’habitude de supprimer les courriels lorsque c’est possible. Puis, une fois par année, faites le tour de vos courriels et faites le ménage. Enlevez tout ce dont vous n’avez plus besoin. N’oubliez pas votre boîte d’envoi aussi!
En conclusion, il est vrai que cela peut sembler être une tâche impossible de mieux gérer sa boîte courriel. Commencez alors par le début en vous désabonnant des infolettres inutiles et en classant vos courriels dans différents dossiers lorsqu’ils sont traités. Puis, n’oubliez pas de supprimer les courriels dont vous n’avez plus besoin. Avec le temps, nous sommes certains que vous serez en mesure de reprendre le contrôle.
Avez-vous pris plusieurs résolutions pour 2023, mais êtes incapable de les suivre? Sachez qu’il existe plusieurs trucs pour atteindre ses objectifs efficacement. Bon succès!