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8 conseils pour mieux organiser votre charge de travail et gagner du temps, partie 2

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En tant que propriétaire d’entreprise ou travailleur autonome, vous avez déjà beaucoup de responsabilités et une charge de travail  importante. Il est souvent difficile de vous concentrer sur une seule tâche et même d’entreprendre quelconque changement pour améliorer votre situation, que ce soit votre organisation, votre visibilité en ligne, votre expérience client, ou simplement d’avoir plus de temps personnel pour se retrouver en famille.

Alors si comme la plupart des propriétaires et professionnels, vous avez toujours l’impression que vos journées sont trop courtes et que vous n’avez aucun temps pour les projets ou la famille, voici 4 autres conseils qui vous permettront de gagner du temps et d’améliorer votre quotidien.

(Partie 2) Lien vers la partie 1

Mettre la technologie à votre service

Conseil 5 : Utiliser la technologie et passer en ligne

Si de nombreuses personnes perdent du temps sur Internet, à l’inverse les gens ultra-productifs se servent de la technologie pour en gagner.

En utilisant uniquement des solutions en ligne, vous allez

  • Limiter les risques de pertes de documents ou de feuilles volantes,
  • Pouvoir accéder en tout temps et de n’importe où à l’ensemble de vos documents,
  • Les partager avec votre équipe et donc bénéficier en temps réel des idées de chacun.

Des solutions comme Evernote ou Drive, vous permettent de télécharger les applications sur votre téléphone intelligent pour y accéder facilement, où que vous soyez et de les partager avec votre équipe. Ainsi si une idée géniale surgit alors que vous êtes dans une file d’attente ou dans les transports en commun par exemple, vous pouvez la noter immédiatement.

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En se concentrant sur une seule tâche à la fois on augmente sa productivité de 60%!

Conseil 6 : Éviter les sources de distraction et de procrastination.

Comme nous l’avons vu la technologie peut vous aider à gagner beaucoup de temps. À l’inverse, elle peut aussi vous empêcher de réaliser vos tâches, notamment à cause des notifications en temps réel. 

En effet à chaque fois que votre téléphone sonne et que vous le regardez vous perdez la concentration pour la tâche que vous étiez en train de réaliser. Quelques minutes sont ensuite nécessaires pour vous reconcentrer.

Alors assurez-vous de bloquer toute source de sollicitation sur certaines plages horaires  (pour cela vous pouvez par exemple mettre votre téléphone en silencieux ou fermer votre boîte de courriels) et de vous concentrer exclusivement sur la tâche que vous êtes en train de réaliser.

Mais parfois certaines tâches nécessitent que vous utilisiez ces technologies, qui peuvent facilement vous amener à procrastiner et donc à vous faire perdre beaucoup de temps.

Par exemple si vous décidez de poster une publication sur votre page Facebook et que 20 minutes après vous êtes encore en train de regarder des vidéos de chats sur votre fil d’actualité vous êtes en train de procrastiner.

Vous pouvez donc mettre en place quelques astuces pour éviter de gaspiller du temps tout en étant régulièrement actif sur vos réseaux sociaux:

1) Créez un document pour prendre en notes l’ensemble de vos inspirations: ainsi dès que vous avez une idée d’articles à partager, de photo ou de toute autre source de contenu pertinent notez le.

2) Ensuite planifiez un moment pour programmer l’ensemble des publications. Il suffit de bloquer 30 minutes dans votre semaine pour planifier l’ensemble des publications et non de le faire chaque jour. Fini la perte de temps!

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L’efficacité et la productivité diminuent à mesure que le temps passé à travailler augmente.

Conseil 7 : Ne surchargez pas votre horaire.


De nombreuses études ont montré que plus le temps de travail augmente, plus on perd en productivité. Donc l’essentiel n’est pas de travailler plus mais de travailler plus intelligemment, et de vous accorder suffisamment de temps en dehors de votre travail pour prendre de vraies pauses.

En plus au cours d’une journée des imprévus peuvent survenir. Il est donc important de ne pas charger son horaire au maximum pour être capable d’être flexible si un événement plus urgent ou une interruption surviennent, ou encore si vous prenez du retard avec un client par exemple. Enfin si vous sentez que vous manquez clairement de concentration ou que la fatigue se fait sentir, vous pourrez vous accorder quelques minutes de pause, pour être à nouveau plus efficace.

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“Notre vie est gaspillée dans les détails… Simplifiez, simplifiez, simplifiez.” - Henri David Thoreau

Conseil 8 : Accepter uniquement la simplicité

Dès que cela est possible, utilisez des outils simples pour gérer votre entreprise.

Si un élément de votre quotidien ou une tâche vous font perdre trop de temps à cause de leur complexité, trouvez des solutions pour les simplifier au maximum.

Pour être efficace, veillez à réorganiser votre bureau et votre espace de travail. Le classement et la gestion de vos dossiers doivent également être les plus simples possibles.

De la même façon le choix des logiciels et des outils que vous utilisez doit être orienté en fonction de leur facilité d’utilisation et de leur rapidité à être implantés. En simplifiant votre quotidien, et celui de votre équipe, vous gagnez de précieuses minutes chaque jour.

Veillez également à raccourcir vos courriels, à préparer de  , à organiser les documents sur votre ordinateur ainsi que vos messages dans votre boîtes modèles de messages, à trier votre boîte de réception pour que ce soit le plus facile possible, et donc le plus rapide à gérer.

En appliquant l’ensemble de ces conseils vous allez rapidement gagner en efficacité et donc sauver beaucoup de temps, autant pour la gestion de votre entreprise que pour la gestion de votre temps personnel.


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