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8 conseils pour mieux organiser votre charge de travail et gagner du temps, partie 1

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(Partie 1 de 2)

En tant que propriétaire d’entreprise ou travailleur autonome, vous avez déjà beaucoup de responsabilités et une charge de travail  importante. Il est souvent difficile de vous concentrer sur une seule tâche et même d’entreprendre quelconque changement pour améliorer votre situation, que ce soit votre organisation, votre visibilité en ligne, votre expérience client, ou simplement d’avoir plus de temps personnel pour se retrouver en famille.

Alors si comme la plupart des propriétaires et professionnels, vous avez toujours l’impression que vos journées sont trop courtes et que vous n’avez aucun temps pour les projets ou la famille, voici 8 conseils qui vous permettront de gagner du temps et d’améliorer votre quotidien.

Pourquoi 88% des gens n’arrivent pas à tenir leurs résolutions?

Conseil 1 : Décomposer un objectif en plusieurs étapes est la clé pour l’atteindre et pour gagner en efficacité.

La principale cause des projets ou résolutions non réalisés est que nos objectifs fixés sont flous et sans étapes intermédiaires pour parvenir au résultat final. Comme nous ne savons pas “par où commencer” le projet est repoussé à plus tard, voire complètement abandonné.  

Par exemple de nombreux propriétaires d’entreprise savent qu’ils doivent “être visible en ligne”. Être visible en ligne est un projet général, assez flou, qui nécessite de mettre en place des actions sur le long terme.  Pour y arriver plus rapidement, il faut établir des objectifs précis, comme par exemple : Créer un site web, une page Facebook, ou enregistrer son entreprise sur Google mon entreprise.

Une fois que ces objectifs sont identifiés, il est important de les décomposer en tâches et de classer ces tâches en déterminant une date limite pour les compléter.

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Conseil 2 : Ordonner et prioriser les tâches

Toutes les tâches d’un projet n’ont pas la même importance. Assurez-vous donc d’ordonner l’ensemble des tâches en fonction de leur impact dans la réalisation de votre projet:

  • Commencez par les tâches qui permettront d’identifier rapidement si le projet est faisable ou non.
  • Priorisez ensuite les tâches essentielles à l’atteinte de vos objectifs.
  • Puis les tâches secondaires qui sont importantes mais qui peuvent être réalisées dans un deuxième temps.

Par exemple, pour la création d’un site web vous devez établir:

-  la faisabilité d’un projet : Quel est votre budget, quelles sont les options d’outils de création de site web que vous avez, quel est le délai accordé à la création de ce site web,

-  les tâches essentielles : Déterminer la structure du site, rédiger les textes, rechercher les images, déterminer le nom de domaine et le mode d’hébergement par exemple.

- les tâches secondaires : comment promouvoir le site web une fois qu’il est créé, le tester et l’optimiser et ajouter des moyens de suivre les visites et les pages les plus consultées.

Les gens efficaces travaillent moins et obtiennent plus de résultats!

Conseil 3 : Supprimer, automatiser ou déléguer les tâches quotidiennes qui peuvent l’être

Ce n’est pas parce que vous êtes occupé que vous êtes productif. Identifiez les tâches que vous réalisez par habitude, mais qui ne sont pas importantes et qui ne méritent pas votre temps.

Une fois que vous avez identifié ces tâches quotidiennes inefficaces, cela peut être par exemple la gestion administrative de votre entreprise, vous pouvez facilement trouver des outils pour les automatiser ou des astuces pour les supprimer.


Le fait d’alléger le nombre de tâches à réaliser chaque jour vous permet de débloquer davantage de temps pour réaliser des projets qui sont importants pour vous, et donc cela vous assure d’être plus productif.

  • Supprimer

Par exemple la plupart des clients ont souvent les mêmes questions concernant vos services et vos offres. Si l’une de vos tâches consiste à répondre à ces questions par courriel ou par téléphone, une bonne stratégie pour réduire cette charge de travail consiste à anticiper ces questions et à les centraliser pour que vos clients puissent obtenir des réponses sans avoir nécessairement besoin de vous contacter.

Ajoutez des détails sur votre site web ou créez une page FAQ sur votre site web avec les réponses aux questions les plus fréquemment posées.
Un grand gain de temps pour vous et pour eux!

  • Automatiser

Par exemple si vous passez beaucoup de temps au téléphone à gérer vos rendez-vous et à rappeler vos clients pour éviter les rendez-vous manqués, vous pouvez facilement réduire le temps consacré à cette tâche.

Comment?
En utilisant une solution de prise de rendez-vous en ligne, pour permettre à vos clients de prendre rendez-vous en ligne depuis votre site web, et de votre page Facebook, pour envoyer automatiquement des rappels et pour que votre équipe puisse accéder en tout temps à leur calendrier depuis leur téléphone.

En supprimant et en automatisant toutes ces tâches administratives vous venez de sauver énormément de temps, et donc d’en débloquer pour vous concentrer sur la réalisation de  vos objectifs.

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  • Déléguer

La productivité c’est aussi un travail d’équipe.  

Pour déléguer efficacement suivez ces étapes:

  1. Déterminez les tâches à déléguer,
  2. Identifier la/les personnes qui ont les compétences pour réaliser ces tâches,
  3. Définissez clairement la mission et vos attentes,
  4. Établissez une date limite pour faire un suivi.

Les personnes qui réussissent font les tâches les plus compliquées en premier.

Conseil 4 : Commencer par les tâches qui comprennent le plus d’incertitudes.

Nous commençons souvent par les tâches avec lesquelles nous sommes le plus à l’aise, et pourtant cette stratégie n’est pas la plus efficace. En effet ce sont rarement les tâches qui ont un réel impact dans l’atteinte de notre objectif final et cela nous conduit à continuellement repousser à plus tard les tâches complexes.

Pourtant en commençant par les tâches les plus difficiles nous nous assurons d’être plus productifs. En effet une fois que la tâche redoutée est accompli le sentiment de satisfaction est élevé, ce qui a un impact très positif sur la motivation.

En plus, parce que vous êtes plus concentré en début de journée, il est préférable de s’attaquer directement aux tâches les plus difficiles et de garder les plus simples pour un moment de la journée où votre attention sera plus faible.

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